L'essenza del Lean

Che cos’è la produzione snella?

L'idea alla base della produzione snella è piuttosto semplice: lavorare senza sosta per eliminare gli sprechi dal processo produttivo.

Cosa si intende per spreco? Può assumere molte forme, ma l’idea di fondo è quella di eliminare tutto ciò che non aggiunge valore dal punto di vista del cliente.

Un altro modo di considerare la produzione snella è come un insieme di strumenti, tecniche e principi che si sono dimostrati efficaci nell’eliminare gli sprechi dal processo produttivo.

In questa sede, esploreremo l’essenza del lean da due prospettive:

• I cinque principi della produzione snella: il processo classico per l’implementazione della produzione snella.
• I sette sprechi mortali: le categorie tradizionali di spreco nei processi produttivi.

I cinque principi del Lean

Quali sono i cinque principi Lean?

I cinque principi Lean rappresentano una metodologia collaudata per integrare il Lean nel proprio processo produttivo. Questi principi sono efficaci perché aiutano a:

1. Osservare il processo dal punto di vista del cliente e identificare ciò che questi considera di valore.
2. Distinguere le fasi e le attività del processo che apportano valore da quelle che generano sprechi.
3. Snellire il processo per eliminare colli di bottiglia e ritardi.
4. Allinearti alla domanda dei clienti e adattarti rapidamente ai cambiamenti di tale domanda.
5. Promuovere una cultura interna di miglioramento continuo ed eccellenza.

Il risultato finale sarà un maggiore valore per i vostri clienti, una riduzione degli sprechi, un aumento della produttività, un vantaggio rispetto alla concorrenza e, in definitiva, profitti più elevati.

Esaminiamo ciascuno dei cinque principi.

Identificare e definire il valore

Il valore si definisce nel contesto dei prodotti e/o dei servizi che fornite ai vostri clienti:

• Cosa vogliono veramente i vostri clienti?
• Per cosa sono disposti a pagare?
• Cosa considerano di valore?

Come si può notare da queste domande, il valore è definito esclusivamente dal punto di vista del cliente. In altre parole, l’obiettivo è identificare le esigenze dei clienti, sia quelle esplicite (espresse) che quelle implicite (non dette). Ecco perché vi consigliamo di andare oltre il feedback diretto dei clienti (reattivo) e di condurre una ricerca autonoma (proattiva).

Se non producete direttamente per i clienti finali, potete considerare come vostri clienti i diversi segmenti del vostro mercato di riferimento.

Mappare il flusso di valore

Una volta acquisita una buona comprensione di ciò che i vostri clienti considerano importante, identificate le fasi (e le attività al loro interno) del vostro processo che creano e rafforzano questo valore (produttive) rispetto alle fasi e alle attività che non lo creano né lo rafforzano (spreco). Questo processo è noto come mappatura del flusso di valore.

Più specificamente, la mappatura del flusso di valore articola lo stato attuale e quello futuro dei processi in modo da evidenziare le opportunità di miglioramento. Da una prospettiva agile, fornisce una roadmap per il miglioramento che vi aiuterà a raggiungere in modo iterativo lo stato futuro desiderato.

Per mappare un flusso di valore, identifica ogni fase dell’intero processo di produzione, dall’approvvigionamento a monte alla consegna a valle. Maggiore sarà la cura che dedicherai all’identificazione e alla caratterizzazione accurate di ciascuna fase, maggiori saranno le opportunità di miglioramento.

Una volta che il processo è stato suddiviso in fasi, ponetevi le seguenti tre domande per ciascuna di esse:

1. Questa fase, e le attività che la compongono, apportano valore al cliente?
2. Questa fase, e le sue attività, fanno avanzare il tuo prodotto o servizio verso il cliente?
3. Questa fase, e le relative attività, procedono senza intoppi, senza ostacoli, nel contesto del flusso di valore?

Queste domande vi aiuteranno a distinguere tra valore e spreco. Nello specifico, classificate ogni fase e le relative attività dal punto di vista del valore (e dello spreco).

Creare un flusso regolare

Ora che avete una comprensione molto più approfondita delle fasi e delle attività del vostro processo produttivo, siete in una posizione migliore per creare un processo che scorra senza intoppi – idealmente privo di colli di bottiglia, scorte e ritardi.

Ecco alcuni esempi di strategie per migliorare il flusso:

• Ridurre i tempi di cambio formato: velocizzare il passaggio da un prodotto all’altro per poter rispondere in modo più tempestivo alle esigenze dei clienti.
• Evitare le operazioni a lotti: la lavorazione a lotti è l’opposto del flusso e crea intrinsecamente colli di bottiglia, code e scorte.
• Organizzare le attrezzature: per allinearle al flusso naturale del flusso di valore, in modo che il flusso sia parte integrante del processo.

Consentire ai propri prodotti e/o servizi di fluire senza intoppi migliorerà notevolmente l’allineamento con i clienti e la capacità di rispondere ai cambiamenti nella loro domanda.

Produzione in base alla domanda dei clienti

Con un flusso più efficiente è più facile pianificare il processo di produzione in modo che il prodotto venga guidato attraverso il processo in base alla domanda dei clienti. In genere ciò comporta la produzione in lotti più piccoli, direttamente collegati agli ordini dei clienti.

Far avanzare la produzione lungo il flusso di valore rende molto più semplice ridurre le scorte di prodotti finiti. Questo è importante perché le grandi scorte di prodotti finiti e le ingenti quantità di WIP (lavoro in corso) sono fonti di spreco.

È inoltre importante distinguere tra le scorte che:

• È necessario per proteggere il processo di produzione da shock esterni nell’approvvigionamento (spreco necessario)
• Non sono necessari per proteggere il processo produttivo, poiché sono generati internamente (spreco non necessario)

Come ha dimostrato la storia recente, il mondo reale è molto caotico e possono verificarsi shock significativi e imprevisti nella catena di approvvigionamento. Una lezione da trarne è l’importanza di costruire e mantenere relazioni produttive e positive a lungo termine con i fornitori, in modo che siano disposti ad ascoltare le vostre preoccupazioni e ad aiutarvi dove possibile.

Puntare alla perfezione

Il miglioramento è un percorso, non una meta. I cinque principi Lean costituiscono un processo iterativo che, man mano che viene ripetuto, apporta ulteriore valore. Continua ad applicare questi principi al tuo processo produttivo sulla base di ciò che apprendi sui tuoi clienti, delle migliori pratiche di produzione e delle caratteristiche del tuo processo.

Il vostro obiettivo principale dovrebbe essere quello di creare una cultura del miglioramento continuo. Quando questa diventa davvero parte integrante della cultura aziendale, acquisisce anche un carattere autosufficiente. Considerate il raggiungimento di questo obiettivo come una responsabilità fondamentale e il risultato naturale di una leadership efficace.

I sette sprechi capitali

Parliamo ancora un po’ di sprechi. Il lean tradizionale identifica sette aree chiave di spreco, comunemente denominate i sette sprechi capitali. Di seguito sono descritte insieme alle contromisure suggerite. Non preoccupatevi se le contromisure non sono immediatamente “attuabili” per voi: per ora possono essere considerate semplicemente come una tabella di marcia per il futuro.

Sovrapproduzione

Che cos’è la sovrapproduzione?

Produrre qualcosa prima che sia realmente necessario. Si tratta di una forma di spreco particolarmente grave perché porta a un eccesso di scorte che spesso viene utilizzato per mascherare altri problemi e inefficienze sottostanti.

Quali sono le contromisure per la sovrapproduzione?

• Regolare il ritmo di produzione in modo che la velocità di produzione corrisponda al ritmo della domanda dei clienti (Takt Time).
• Utilizzare un sistema "pull" per controllare la quantità prodotta (Kanban).
• Ridurre i tempi di attrezzaggio in modo da poter produrre in modo economicamente vantaggioso lotti più piccoli (SMED).

L'attesa

Che cos'è l'attesa?

Il tempo durante il quale il prodotto in lavorazione è in attesa della fase successiva della produzione (senza che venga aggiunto alcun valore). Può essere davvero illuminante esaminare il tempo che intercorre tra l’ordine e la spedizione e chiedersi: quanto di quel tempo viene effettivamente dedicato alla produzione a vero valore aggiunto?

Quali sono le contromisure per l’attesa?

• Progettare i processi in modo che il flusso sia continuo e che vi siano tempi di attesa minimi (o nulli) tra le fasi di produzione (flusso continuo).
• Utilizzare istruzioni di lavoro standardizzate per garantire che per ogni fase della produzione vengano utilizzati un metodo e tempi costanti (Lavoro standardizzato).

Trasporto

Che cos’è il trasporto?

Spostamento non necessario di materie prime, prodotti in lavorazione o prodotti finiti.

Quali sono le contromisure per il trasporto?

• Progettare un flusso lineare e sequenziale dalle materie prime ai prodotti finiti (Mappatura del flusso di valore).
• Assicurarsi che i prodotti in lavorazione non vengano inseriti nell’inventario (flusso continuo).
• Evitare continui cambiamenti nelle priorità dei lavori (Teoria dei Vincoli).

Movimento

Che cos’è il movimento?

Movimento superfluo delle persone (movimento che non aggiunge valore).

Quali sono le contromisure per il movimento?

• Assicurarsi che le aree di lavoro siano organizzate in modo logico (5S).
• Valutare disposizioni alternative delle attrezzature che riducano i movimenti (Mappatura del flusso di valore).

Lavorazione eccessiva

Che cos’è la lavorazione eccessiva?

Una lavorazione superiore a quella necessaria per produrre ciò che il cliente richiede. Spesso si tratta di uno degli sprechi più difficili da individuare ed eliminare.

Quali sono le contromisure contro l’eccesso di lavorazione?

• Confrontare le esigenze del cliente con le specifiche di produzione (Kaizen).
• Cercare potenziali semplificazioni del processo di produzione (Kaizen).

Scorte

Che cos’è l’inventario?

Quantità di prodotto (materie prime, prodotti in lavorazione o prodotti finiti) che superano il fabbisogno immediato.

Quali sono le contromisure per le scorte?

• Acquistare le materie prime solo quando sono necessarie (Just-In-Time).
• Ridurre o eliminare le riserve tra le fasi di produzione (flusso continuo).
• Fare riferimento alle contromisure relative alla sovrapproduzione (Takt Time, Kanban e SMED).

Difetti

Cosa sono i difetti?

Si tratta di prodotti da scartare o che richiedono una rilavorazione.

Quali sono le contromisure per i difetti?

• Progettare i processi in modo da ridurre la probabilità che si verifichino difetti (Poka-Yoke).
• Progettare i processi in modo da rilevare le anomalie e poterle correggere immediatamente (Jidoka).
• Individuare il difetto più frequente e determinarne la causa (Analisi delle cause alla radice).
• Creare istruzioni di lavoro che forniscano un metodo coerente per la produzione del pezzo (lavoro standardizzato).

I concetti Lean diventano molto più intuitivi e facili da comprendere quando vengono ricondotti all’obiettivo finale: l’eliminazione degli sprechi.

UN OTTAVO SPRECO MORTALE

Una forma estremamente importante di spreco che non è rappresentata tra i Sette Sprechi Mortali è il potenziale umano inutilizzato. Questa forma di spreco comporta ogni sorta di opportunità perse (ad esempio, perdita di motivazione, perdita di creatività e perdita di idee).

Uno dei motivi per cui questa forma di spreco viene spesso sottovalutata o addirittura ignorata nelle aziende è che la responsabilità ricade interamente sulle spalle del management. Il potenziale umano inutilizzato deriva spesso da politiche e stili di gestione che sminuiscono il contributo dei dipendenti. Al contrario, lo sviluppo di solide competenze di coaching per i manager può essere molto efficace nel rafforzare il contributo dei dipendenti.