La guida definitiva alle 5S: significato, metodologia e implementazione

Significato delle 5S: origini ed elementi

Non sorprende forse che questo metodo, ampiamente acclamato per l’organizzazione efficiente degli spazi di lavoro nel settore manifatturiero, sia stato originariamente sviluppato in Giappone. I turisti — e chi ha visto fotografie e video di villaggi e paesaggi giapponesi — notano spesso un ordine, una serenità, una semplicità e una simmetria distintivi che pervadono l’intera cultura. I giardini giapponesi e i bonsai vengono potati e curati con metodo. Le strade sono spesso sorprendentemente prive di detriti. Molti negozi e luoghi di ritrovo sono meticolosamente puliti e ordinati. Gli spazi e i processi ordinati sembrano essere intrinsecamente apprezzati, se non addirittura venerati.

Non sorprende quindi che il metodo 5S abbia avuto le sue origini nell’industria automobilistica giapponese. Inizialmente faceva parte del Sistema di Produzione Toyota (TPS), creato negli anni ’50 dalla Toyota Motor Company per aiutare l’azienda a diventare più agile in un mercato sempre più competitivo. Toyota cercò di eliminare radicalmente qualsiasi parte del processo di produzione automobilistica che contribuisse al «muda», termine giapponese che significa «spreco».

Una componente fondamentale di questa strategia complessiva consisteva nel riorganizzare e sistemare l’area di produzione in modo da mantenerla costantemente pulita e ordinata. Ciò ha ridotto al minimo il tempo impiegato nella ricerca di attrezzi e attrezzature. Ha inoltre ridotto i movimenti superflui che distoglievano l’attenzione dalle attività principali da svolgere e ha diminuito il rischio di smarrimento delle materie prime.

Come descritto nel nostro articolo sulla storia delle 5S, questo quadro delle 5S in rapida espansione ha contribuito alla nascita del concetto di produzione snella. Per ora, esaminiamo la metodologia delle 5S così come si è evoluta fino ad oggi.

Come implementare il metodo 5S nella tua fabbrica

Anche se state ancora imparando a conoscere il metodo 5S, potete già andare avanti e iniziare a trarne i benefici. Come potete presentare al vostro team ogni fase in modo da incoraggiare la partecipazione attiva? Continuate a leggere per scoprirlo!

1. Ordinare (seiri)

Che cos’è la selezione?

La fase di selezione separa gli oggetti presenti nel tuo spazio di lavoro di cui sai di aver bisogno da quelli di cui non hai bisogno o di cui potresti non aver bisogno. Sposta questi ultimi in un’area di raccolta contrassegnata da un “cartellino rosso”.

Perché è necessario riordinare?

L'ordinamento crea uno spazio di lavoro più produttivo eliminando il disordine superfluo (e le distrazioni). Rappresenta inoltre un primo passo verso la creazione di spazio per altri usi.

Come attuare l’operazione di smistamento

Lo "Sort" consiste nel separare e classificare gli oggetti in base alla loro utilità. Dedicate un periodo di tempo specifico a questa attività e incoraggiate i vostri dipendenti a esaminare ogni oggetto presente nella loro postazione di lavoro. Chiedete loro di valutare se ogni oggetto sia davvero necessario per le attività quotidiane.

Consigliamo di suddividere gli oggetti in quattro categorie:

1. Oggetti necessari in quest’area di lavoro. Si tratta di oggetti che sai di utilizzare regolarmente in quest’area di lavoro e che quindi rimarranno lì.
2. Oggetti necessari in un’altra area di lavoro. Si tratta in genere di oggetti fuori posto. Se un oggetto viene utilizzato in un’altra area di lavoro, “selezionatelo” in quell’area consegnandolo al membro del team responsabile.
3. Oggetti di cui potreste aver bisogno. Per gli oggetti di cui non siete sicuri, utilizzate il sistema delle “etichette rosse” delle 5S. Contrassegnate tali oggetti con etichette rosse, sulle quali dovrebbero essere riportate almeno le seguenti informazioni: il nome di chi ha etichettato l’oggetto, il motivo per cui si ritiene che non sia più necessario, una data di revisione proposta e il nome del responsabile che deve approvarne lo smaltimento. Spostate l’oggetto in un’area di stoccaggio dedicata alle etichette rosse, che dovrebbe essere organizzata per mese di revisione per facilitarne la gestione.
4. Oggetti di cui non avete bisogno. Si tratta di oggetti di cui siete sicuri al 100% che non siano necessari. Dovrebbero essere immediatamente: smaltiti, riciclati, donati o venduti se in buone condizioni.

I principali vantaggi della “selezione” includono

• Spazi di lavoro più organizzati
• Meno disordine
• Minore rischio di incidenti grazie a percorsi più liberi e spazi più aperti
• Un flusso di lavoro ottimizzato che contribuisce a ridurre i movimenti superflui
• Maggiore concentrazione, che può ridurre lo stress e migliorare il morale dei dipendenti

Esempio di settore: produzione di switch e router

La precisione è fondamentale in un ambiente di produzione elettronica. Questo perché la sicurezza dei prodotti è una priorità assoluta, quindi è importante realizzare prodotti di alta qualità che garantiscano prestazioni costanti e affidabili. L’organizzazione di strumenti specializzati e di componenti elettronici sempre più miniaturizzati può ridurre notevolmente il rischio di materiali danneggiati o smarriti che potrebbero portare a una produzione di qualità inferiore.

3. Lucentezza (seisou)

Che cos'è "Shine"?

La fase “Shine” migliora l’area di lavoro garantendo che gli strumenti, le attrezzature e gli altri oggetti siano accuratamente puliti e ispezionati. Può includere anche la manutenzione ordinaria delle attrezzature, il che rappresenta uno dei modi in cui questa fase si collega direttamente al TPM.

Perché è importante che tu dia il meglio di te?

Shine crea un ambiente di lavoro che coinvolge e responsabilizza gli operatori, conferendo loro maggiore responsabilità e autonomia nella propria area di lavoro. Li aiuta inoltre a individuare i problemi prima che questi interferiscano con la produzione.

Ad esempio, in un ambiente di lavoro pulito è molto più facile individuare problemi emergenti quali perdite di fluidi, fuoriuscite di materiale, trucioli metallici dovuti a usura imprevista, microfessure nei meccanismi, ecc.

Come implementare Shine

Dopo aver sistemato gli oggetti, è il momento di migliorare l’area di lavoro pulendo, ispezionando e, in alcuni casi, effettuando la manutenzione ordinaria.

Raccomandiamo quanto segue:

1. Creare un programma. Incoraggiare i dipendenti a creare una “lista di controllo per la pulizia” che riassuma quali oggetti devono essere puliti o spolverati, con quale frequenza e da chi.
2. Prendete il flacone spray metaforico. Assicurate un facile accesso ai prodotti e agli strumenti appropriati: detergenti, secchi, guanti, stracci, panni per la polvere e/o mop. Utilizzando detergenti e strumenti adeguati, fate risplendere l’area di lavoro. Ad ogni passata di scopa, mop, spazzola, panno, lavaggio e ceratura, cercate di riportare il vostro spazio di lavoro al suo antico splendore. Siate come Miyagi.
3. Individua la fonte. Il principio guida di questa fase delle 5S è «pulire per capire». Se ci sono segni di perdite, fuoriuscite o detriti inaspettati, cerca di individuarne la fonte. Probabilmente si tratta di un segnale precoce di un problema futuro.
4. Ispeziona. Dopo aver pulito ogni oggetto, prenditi un momento per osservarlo e valutarne le condizioni. Necessita di aggiornamento, manutenzione o riparazione? Effettua ispezioni di pulizia a intervalli regolari — anche occasionalmente senza preavviso — per assicurarti che i lavoratori rispettino i protocolli e i programmi stabiliti.
5. Prendete l’iniziativa. Incoraggiate i vostri dipendenti a condividere feedback e a individuare aree di miglioramento continue.

I principali vantaggi di “Shine” includono

• Minore accumulo di grasso e sporcizia
• Riduzione del rischio di malfunzionamenti delle attrezzature e rottura degli utensili
• Maggiore efficienza
• Maggiore senso di appartenenza, comunicazione e orgoglio tra i dipendenti
• Ambiente di produzione più pulito e igienico

Esempio di settore: produzione di bevande analcoliche

Nel settore delle bevande, è fondamentale ridurre il rischio di rottura delle bottiglie e di contaminazione incrociata per salvaguardare la salute e il benessere dei consumatori. L’imbottigliamento comporta inoltre numerose fasi, tra cui il riempimento, la tappatura, l’etichettatura, il raggruppamento e l’imballaggio. La pulizia e l’ispezione regolari dell’area di lavoro favoriscono un ambiente di produzione igienico, un funzionamento più fluido delle attrezzature e un flusso più prevedibile dei materiali lungo la linea. Ciò può anche contribuire a ridurre al minimo i problemi di manutenzione nel punto di strozzatura.

5. Perseveranza (shitsuke)

Che cos'è il mantenimento?

La fase di mantenimento garantisce che il metodo 5S venga applicato in modo continuativo. Trasforma i processi 5S standardizzati in attività svolte regolarmente.

Perché è importante mantenere i risultati?

I processi iterativi delle 5S consolidano i risultati ottenuti e garantiscono un progresso ulteriore e continuo.

Come attuare il mantenimento

Una volta completata la fase di standardizzazione, è il momento di agire costantemente in base a tali standard. Mantenere la metodologia 5S significa concentrarsi sul mantenimento del processo sviluppato, con un occhio di riguardo al miglioramento continuo, ovvero al kaizen.

Vi consigliamo di:

1. Creare un programma. Integrare le pratiche 5S come attività programmate (per ruolo, turno e frequenza), incoraggiando il proprio team a seguire le linee guida stabilite in ogni riunione.
2. Fissare obiettivi misurabili. Determinare indicatori chiave di prestazione (KPI) che allineino l’implementazione efficace a misure critiche quali la riduzione dei tassi di difettosità o dei tempi di ciclo.
3. Insegnate attraverso la dimostrazione. Nominate uno o più dipendenti come formatori (i formatori istruiscono i dipendenti su come svolgere le attività 5S attraverso la dimostrazione). Mostrare ai dipendenti cosa ci si aspetta da loro li preparerà a svolgere le attività in autonomia.
4. Passa dalla supervisione all’autonomia. Dopo la formazione iniziale sulle 5S per i dipendenti, supervisiona con delicatezza mentre continuano a sviluppare le abitudini. È facile commettere errori o perdere la rotta, quindi offri correzioni con pazienza e disponibilità quando necessario.
5. Verifica delle pratiche 5S. Verifica periodicamente il processo attraverso: ispezioni, riunioni con i dipendenti e revisioni di gruppo.
6. Adattarsi secondo necessità. Stabilire un canale per il feedback continuo da parte del team e incoraggiarlo, utilizzando un indirizzo e-mail monitorato o una cassetta dei suggerimenti in officina. Quando si fornisce o si riceve feedback sulle attività, individuare dove è possibile apportare modifiche per rendere le attività più semplici ed efficienti. Il lavoro standardizzato è concepito come una documentazione in continua evoluzione.

I principali vantaggi della fase "Mantenimento" includono

• Senso di responsabilizzazione e appartenenza del team
• Cultura dell’apprendimento continuo, della collaborazione e del miglioramento costante
• Maggiore attenzione alla produttività, all’efficienza, alla comunicazione efficace e alla qualità dei risultati
• Percorsi di carriera ampliati attraverso ruoli specializzati come i formatori 5S

Esempio di settore: attrezzature per l’agricoltura di precisione

Il settore agricolo sta evolvendo rapidamente grazie a progressi come il 5G e l’intelligenza artificiale, che stanno trasformando la progettazione delle attrezzature. Pertanto, le linee di produzione in questo settore devono spesso operare a un ritmo particolarmente sostenuto, realizzando una varietà in continua evoluzione di componenti complessi composti da numerose parti di piccole dimensioni. L’adozione di un metodo standardizzato per mantenere l’area di produzione pulita, ordinata e altamente organizzata è fondamentale per garantire efficienza, precisione e qualità dei prodotti.

La produzione ha fatto evolvere il metodo 5S, e il metodo 5S ha plasmato la produzione snella

Spinto dai principi del 5S in rapida diffusione, il clamoroso successo del programma TPS ha aiutato la Toyota — e successivamente altre case automobilistiche giapponesi — a produrre prodotti affidabili e durevoli, ma a prezzi ragionevoli. Quando il resto del mondo iniziò a prenderne atto, tuttavia, inizialmente si manifestò un certo scetticismo sul fatto che questi metodi di ispirazione giapponese potessero essere facilmente trasferibili da una cultura all’altra.

Toyota ha smentito tali dubbi quando ha iniziato a costruire stabilimenti produttivi negli Stati Uniti e ad attuare lo stesso sistema. È stato allora che il 5S ha davvero dato il meglio di sé, ponendo le basi per la produzione snella in tutti i settori industriali a livello mondiale. L’adesione agli standard 5S è considerata il fondamento della Manutenzione Produttiva Totale (TPM) e parte integrante del Sistema di Produzione Toyota (TPS). Il 5S crea inoltre una piattaforma stabile da cui avviare le attività di Kaizen.

La metodologia 5S è un modello produttivo collaudato nel tempo e molto apprezzato, in grado di aiutarti a migliorare in modo sostanziale l'organizzazione del posto di lavoro, la pulizia, la qualità della produzione, l'orgoglio dei dipendenti e la sicurezza.

Le 5S nella produzione odierna

I processi produttivi odierni incorporano spesso tecnologie avanzate e complesse che favoriscono agilità, affidabilità ed efficienza. Con così tante “parti in movimento”, sia in senso letterale che figurato, un elevato grado di organizzazione è diventato indispensabile per garantire il regolare svolgimento delle operazioni.

Le 5S e il Sistema di Produzione Toyota (TPS)

Il metodo 5S ha avuto origine come parte integrante del Sistema di Produzione Toyota (TPS) e si è evoluto fino a diventare un fattore chiave della produzione snella. Il suo obiettivo è migliorare la produttività complessiva eliminando gli sprechi (muda). Una volta introdotte e implementate le aree di intervento delle 5S all’interno di un team, questi principi contribuiscono collettivamente a creare un ambiente di lavoro più organizzato che favorisce il senso di appartenenza dei dipendenti, aumenta la produttività e riduce i tempi di inattività.

5S: una pietra miliare della produzione snella

Il metodo 5S è saldamente radicato nei principi della produzione snella, fortemente allineato all’idea di una valutazione completa che alimenta metriche di produzione di riferimento come l’OEE, e si è dimostrato efficace in tutti i settori industriali in tutto il mondo. Investire nella comprensione del metodo 5S, insieme a un’implementazione disciplinata e dedicata nel tempo, può produrre benefici significativi a sostegno della produttività continua, della collaborazione di squadra e del successo.

5S: responsabilizzare il team per il miglioramento continuo

Il 5S è uno strumento di produzione snella a basso investimento e ad alto impatto che si basa sulle persone. Coinvolge gli operatori nel “farsi responsabili” del proprio spazio di lavoro e contribuisce a instillare una cultura della qualità, della produttività e del miglioramento.

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